Systematisierung

In der zweiten Phase liegt der Fokus auf der Einführung wirksamer Prozesse in allen Bereichen Ihres Maklerbüros. Überlassen Sie nichts dem Zufall, wenn es um Qualität, Führung oder Finanzen geht. Sie bauen für alle Hauptgeschäftsprozesse die wesentlichen Prozesse auf und integrieren diese in die IT (z.B. CRM-Software), sobald die Prozesse erprobt und sinnvoll sind. Durch den Aufbau einer guten Führungssystematik schaffen Sie die Grundlage für das anschließende Wachstum in Phase III.

Den Verkauf systematisieren

Die Kundengewinnung wandelt qualifizierte Leads in Kunden um. Das Ergebnis ist eine Vereinbarung oder ein Vertrag über die Leistungserbringung. Früher war Kundengewinnung fast ausschließlich auf das persönliche Gespräch zwischen Verkäufer und Kunden konzentriert. Durch Systematisierung können Gesprächsabläufe besser gesteuert und durch Werbeunterlagen, Präsentationen und Anschauungsmaterialien ergänzt werden.

Prozesse systematisieren

Spätestens in Phase 2 muss das aktionsorientierte Denken ("Wir etwas tun und zwar jetzt!") dem Denken in Abläufen und Prozessen ("Wie müssen wir arbeiten, damit ein Ergebnis immer wieder auf die gleiche Art und Weise optimal entsteht?") weichen. Prozesse müssen entwickelt und dokumentiert werden, damit die Mitarbeiter danach arbeiten können. Doch damit alleine ist es nicht getan...

IT-Integration

Alles, was digital geht, wird digital. Diese Aussage von Ossi Urchs betont, dass das Ziel heutiger Unternehmen darin besteht alle Aktivitäten möglichst über Software zu steuern. Das ist billiger, schneller und meist komplett fehlerfrei. Daher müssen Prozesse möglichst durch Software gesteuert, unterstützt und gestaltet werden. Die richtige Reihenfolge dabei ist:

• Plan: Vor der Programmierung werden die Prozesse durch das Unternehmen geplant und entwickelt.
• Test: Die Mitarbeiter testen, ob der Ablauf in der Praxis überhaupt funktioniert.
• Build: Jetzt erst erfolgen die (meist aufwändige und teure) Programmierung und weitere Tests.
• Deploy: Wenn alles funktioniert, wird es verteilt und von jedem Mitarbeiter benutzt.

Führungssystematik

In Phase II beginnen Sie damit Mitarbeiter gezielt für einzelne Verantwortungsbereiche einzustellen. Während in Phase I ein Mitarbeiter häufig viele verschiedene Positionen einnimmt, geht es in Phase II darum Verantwortlichkeiten zu übertragen. Damit wird das Unternehmen reifer und die Mitarbeiter werden leistungsfähiger. Es hat sich ausdrücklich bewährt, wenn man ein Rollenorganigramm erstellt, in dem die Verantwortungen beschrieben sind. Dann beginnt man die Prozesse auszuarbeiten, bevor man Mitarbeiter dafür sucht. So stellt man sicher, dass die Mitarbeiter von Beginn an gute Leistungen erbringen und die Einarbeitung optimal verläuft. Ziel der Phase II ist der Aufbau einer kompletten Führungssystematik!